Recruiting Grundlagen für das Home Office

Home Office ist in der Corona Krise die letzte Zuflucht für viele Teams. Unvorbereitet wirft die neue Arbeitsweise aber einige Fragen auf. Wir haben die Antworten.


So begibt es sich nun, dass niemand mehr nach draußen geht. Wozu auch, es hat ja alles zu. Und das ist auch gut so. Das normale Leben legt eine Pause ein, wir halten zusammen den Atem an. Und zusammenhalten müssen wir, um die Corona Krise durchzustehen. Damit auch kleine und mittelständische Unternehmen durchhalten, wollen wir von enwork unseren Beitrag leisten. Als Experten für moderne Bewerbungsprozesse bereiten wir in diesem Beitrag das Thema Recruiting im Home Office auf.

Es bedürfte eigentlich keines nationalen Notstandes, um sich mit Bewerbungen und Recruiting auseinanderzusetzen. Die Suche nach neuem Personal ist in aller Regel ein beschwerlicher Weg. Laut Studien brechen 60 Prozent aller Bewerber ihre Bewerbung ab. Und das nicht von ungefähr. Schlechte Kommunikation und umständliche Prozesse sind feste Bestandtteile der deutschen Bewerbungserfahrung. Darüber hinaus ist vielen Unternehmen nicht bewusst, dass sie sich mit E-Mail Bewerbungen auf rechtliches Glatteis begeben. Es gilt also, ein paar Kernfragen zu klären.
Beim Schreiben der Stellenanzeige fängt es ja schon an – und wohin mit der Anzeige, wenn sie dann steht? Die Verwaltung der eingehenden Bewerbungen stellt Unternehmen vor Herausforderungen, selbst wenn die Personalabteilung zusammen in einem Büro sitzt. Dazu kommt die Aufgabe, passende Bewerber zu erkennen, ohne ihnen am Tisch gegenüber zu sitzen. Doch so düster muss es nicht sein. Wie so oft birgt dieser Härtetest auch die Gelegenheit, neue Wege zu gehen.
Schauen wir uns den Bewerbungsprozess einmal Schritt für Schritt an.

  1. Stell' die Grundlage für kollaborative Arbeit sicher. Bei der Personalsuche sind verschiedene Mitarbeiter beteiligt, die gemeinsam planen und Entscheidungen treffen.

  2. Schreib' deine Stelle so aus, dass deine Wunschkandidaten sie verstehen. Kollegen aus der entsprechenden Abteilung können hilfreichen Input liefern.

  3. Veröffentliche deine Stellenanzeige auf verschiedenen Jobplattformen. Überleg dir vorher, wo deine Wunschkandidaten nach Jobs suchen.

  4. Kümmer' dich um ein Verwaltungssystem für eingehende Bewerbungen. Mit Klarheit in deinen Prozessen klappt auch die Kommunikation und kein Bewerber geht unter.

  5. Mach' dir ein eigenes Bild von deinen Bewerbern. Mit deinem persönlichen Eindruck kannst Du besser einschätzen, wer wirklich in dein Unternehmen passt.

Das Fundament für gemeinsame Arbeit

Arbeiter gießen Betonplatte

Die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit liegt in transparenten Prozessen. Als erste Maßnahme gilt es, jeden Mitarbeiter ins Boot zu holen, der im Recruiting seine Finger im Spiel hat. Alle Beteiligten sollten jederzeit wissen, welche Aufgaben anstehen, was geschafft ist und wo die Reise überhaupt hingehen soll. Kaum etwas schneidet der Effizienz tiefer ins eigene Fleisch, als eine Hand, die nicht weiß, was die andere tut.
<a name="tools"></a> Glücklicherweise gibt es einige Mittel, um auch online gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Hierfür kommen Anwendungen – neudeutsch auch Tools genannt – in Frage, die es den Mitarbeitern ermöglichen, auf ein und dieselben Dokumente und Pläne zuzugreifen. Als Internet-Unternehmen greifen wir von enwork seither auf das Tool Trello zurück, ein intuitives Planungsinstrument. Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Aufgaben verwalten und gleichzeitig sehen, woran seine oder ihre Kollegen gerade arbeiten.
Um Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, bietet sich Google Docs an. Auch die Sammlung Microsoft Office 365 ist hilfreich. Word und Excel sind weitläufig bekannt, aber vor allem die Anwendung OneNote bringt einen Mehrwert ins Home Office. Mit diesem Tool lassen sich gemeinsam Ideen sammeln und kreativ ausarbeiten. Letztlich kann jede Cloud genutzt werden, wie z.B. der Google Drive, um alle möglichen Dateien zu teilen. Am Ende des Tages kommt es darauf an, dass jeder Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen kann, die für ihn oder sie wichtig sind. Wir sind der Meinung, dass Mitarbeiter gemeinsam als Team den gesamten Bewerbungsprozess einsehen und bearbeiten sollten. Jeder kann sein Wissen beitragen, die technische Umsetzung muss dem nicht im Wege stehen.

Die Stelle als Team ausschreiben

Haende liegen aufeinander

Es ist eine Kunst für sich. Bei der Komposition einer Stellenanzeige gießt der geübte Personaler verständliche Worte in eine übersichtliche Struktur und hat die ganze Zeit über seinen Wunschkandidaten im Hinterkopf. In einer idealen Welt lesen Jobsuchende so nur wenige Anzeigen, bis sie eine Stelle finden, die zu ihnen passt. Unternehmen erhalten im Umkehrschluss überwiegend geeignete Bewerbungen und alle sind glücklich. Die Zeiten sind gerade traurig genug, also belassen wir es an dieser Stelle bei diesem Idealbild.
Welche Tools also zur Hand nehmen, um ein solches Kunstwerk anzufertigen? Prinzipiell kann eine Stellenanzeige wie oben dargestellt gemeinsam geschrieben werden. So kann etwa die Software Entwicklerin ihr Fachwissen in die Anzeige fließen lassen und der Personalbeauftragte direkt die Feinheiten abstimmen. Das weltweite Netz hält aber auch einige helfende Hände bereit. Anbieter wie Personio warten mit den entsprechenden Tools auf und auch wir von enwork verstehen uns auf Stellenanzeigen.
Wir streben dem oben gezeichneten Idealbild entgegen. Einfache Bewerbungen münden in vielen und vor allem passenden Bewerbungen. Dewegen werden Verständlichkeit und Übersichtlichkeit auf unserer Plattform groß geschrieben. Wenn Du dich auf das Wesentliche konzentrierst, kommt die Einfachheit von ganz alleine.

Präsenz auf dem Arbeitsmarkt

Die Stellenanzeige kommt frisch aus der Feder. Doch wie geht's jetzt weiter? Wenn Du eine eigene Karriereseite hast, ist sie hier gut aufgehoben. Es wäre aber schade um all die Kunstfertigkeit, würde deine Anzeige nur auf dieser einen einsamen Webseite ihr Dasein fristen. Ob Du nun eine eigene Karriereseite hast oder nicht, es lohnt sich, auf verschiedenen Jobportalen präsent zu sein. Das sogenannte Multiposting bildet das zentrale Mittel, um deine Bewerberzahlen zu erhöhen.
Nun kannst Du selbst die verschiedenen Plattformen händisch mit deiner Anzeige versorgen oder Du suchst dir Anbieter, die dir die Arbeit abnehmen. Ein Beispiel ist das Tool der Kollegen von die Personaler.

brauner Briefmschlag liegt auf Tisch

Du kannst aber auch selbst aktiv werden und auf die Arbeitnehmer dieses Landes zugehen. Das ganze nennt sich Active Sourcing. Der Vorteil dabei ist, dass Du Kandidaten an Land ziehst, die sich gar nicht nach einer neuen Anstellung umsehen. Heutzutage findest Du die meisten Menschen ohnehin nicht mehr draußen, sondern in diversen Social Media Kanälen. Deine ersten Anlaufstellen sind im Bewerbungskontext also Netzwerke wie LinkedIn oder Xing. Dort kannst Du dir die Profile verschiedenster Kandidaten ansehen und anschreiben, wer dir geeignet erscheint.
Nach unserer Vision möchten wir Active Sourcing intuitiver gestalten. Auf enwork gleichen wir die offenen Stellen bei uns mit unseren Kandidaten ab und errechnen einen Matching Score. So geben wir dir unsere Einschätzung, welche Kandidaten eine gute Wahl abgeben. Du kannst natürlich selbst nochmal einen Blick auf die Kandidaten werfen. Wenn dir gefällt, was Du siehst, kannst Du das dem Jobsuchenden mit einem Klick wissen lassen. Wenn Du magst auch mit einer persönlichen Nachricht von dir.

Gebündelte Prozesse für mehr Klarheit

In Deutschland müssen wir natürlich auch über Verwaltung sprechen. Bisher ging es vornehmlich darum, eine möglichst große Auswahl aus möglichst geeigneten Kandidaten zu beschaffen. Wenn das gelingt, steht dir eine Flut an Bewerbungen ins Haus. Da gehen einige Kandidaten auch schon mal unter – wäre schade, wenn das genau deine Wunschkandidaten trifft. Dieses Phänomen betrifft leider nicht nur die Arbeitsweise im Home Office, sondern ist auch ohne Krise für viele Unternehmen die größte Schwierigkeit bei der Mitarbeitersuche.
Nun gibt es dankbarerweise Software, die dieses Problem löst. Anwendungen dieser Art nennen sich Applicant Tracking System (ATS), also Systeme, die die Reise deiner Bewerber bei dir nachzeichnen. Ein möglicher Anbieter wäre zum Beispiel greenhouse. Je nach Ausführung sammelt ein ATS etwa Informationen über deine Bewerber, hilft bei der Planung von Prozessen oder erleichtert die Kommunikation mit deinen Kandiaten. So behältst Du die Übersicht darüber, welche Kandidaten schon lange auf eine Antwort warten oder welche Jobboards die meisten Bewerbungen einfahren. Mit mehr Klarheit ist der Weg zur Einstellung deutlich produktiver und weniger fehleranfällig. Wie umfangreich ein ATS deine Prozesse verwaltet, hängt vom jeweiligen System ab. Das gleiche gilt dafür, wie aufwendig Du eine solche Software einrichten musst.
Wir von enwork denken, dass der gesamten Prozess vom Schreiben der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterschrift an einem Ort gebündelt verwaltet werden sollte. Das Ganze soll dann auch ohne großen Aufwand schnell und verlässlich an den Start gehen. So bleibt mehr Zeit für die Auswahl deiner neuen Mitarbeiter.

Mach dir ein Bild vom Kandidaten – am besten 30 die Sekunde

Gruppe sitzt mit Unterlagen vor Laptop

Soweit steht also auch die Verwaltung. An einem Punkt kommst Du aber dennoch nicht vorbei, wenn Du neues Personal einstellen möchtest: dem Bewerbungsgespräch. Eine Videokonferenz macht möglich, was zur Zeit nicht denkbar ist. Die Kontaktbeschränkung berührt nämlich selbstredend auch den ersten persönlichen Kontakt zu deinen Bewerbern.
Dieser erste Eindruck ist aber Gold wert und Du musst auch nicht auf ihn verzichten. Ganz im Gegenteil kannst Du dir und deinen Bewerbern mit dem Interview per Video ermöglichen, was sonst mit Stress und terminlichem Aufwand verbunden wäre.

Whatsapp und Skype sind wohl die bekannstesten Tools für Ferngespräche per Bewegtbild. Sie haben bei aller Einfachheit aber einen Haken: ihre fragliche Datensicherheit. Ganz so einfach ist es nämlich nicht. Jedenfalls nicht mehr seit Mitte 2018, als die Datenschutzgrundverodnung, kurz DSGVO, in Kraft getreten ist. Seither wird die Datensicherheit in Europa stärker geprüft und kaum einer kennt sich mehr so recht aus. Die beiden Online-Dienste jedenfalls sind nicht mit europäischem Recht vereinbar, wenn es um Datenschutz im Arbeitskontext geht. Die Daten von Skype und Whatsapp werden auf amerikanischen Servern gespeichert, also jenseits deines Einflussbereiches.
Wenn Du nun nachweisen musst, dass alle sensiblen Daten deiner Kandidaten gelöscht wurden, wird's brenzlig. Selbst bei deinem normalen E-Mail Verkehr kann es sehr schwierig werden zu beweisen, dass eingegangene Bewerbungen auch wirklich von jedem Computer gelöscht wurden. Vielen Unternehmen – und vielen Ratgebern im Netz – ist nicht bewusst, wie genau man es hierzulande mit der Datensicherheit nimmt. Die Überaschung kannst Du dir auch sparen.

Sprich in jedem Fall mit deinem Datenschutzbeauftragten, bevor Du eine Lösung für deine Online-Interviews zur Hand nimmst. Zeichnest Du das Gespräch auf, musst Du deine Bewerber aber in jedem Fall darüber informieren und um seine oder ihre Erlaubnis bitten. Dabei ist ausschlaggebend, dass sie auch eine echte Wahl haben und sich frei entscheiden können.

Gemeinsam neue Wege gehen

drei Leute wandern

Wie in jeder Krise geht es in diesen Wochen darum, auf einschneidende Veränderungen zu reagieren. Erst einmal scheint nichts mehr sicher aber wie jede Veränderung birgt unsere Reaktion auf diesen Härtetest eine Chance. Das Home Office ist nicht die optimale Lösung für jeden Angestellten und ganz sicher nicht für alle Aufgaben. Doch viele Arbeitsabläufe sind schlicht nicht optimal angelegt - weder im Home Office noch im Büro. Die Notwendigkeit für digitalisierte Bewerbungsverfahren besteht schon länger als unsere derzeitige Kontaktsperre. Uns wird lediglich mit Macht vor Augen geführt, was einige sicherlich auch schon vorher am eigenen Leib gespürt haben. Neues Personal zu finden, kostet zu viel Zeit und zu viele Nerven. Heutige Prozesse sind nicht zeitgemäß.

Über die Hälfte aller Bewerbungen finden deswegen nie ihren Weg zum Wunscharbeitgeber. Durch langwierige Prozesse verlierst Du talentierte Kandidaten, die Du eigentlich schon von dir überzeugt hast. Prozesse, die eventuell ein vermeidbares Risiko im Bereich Datenschutz darstellen – ohne dass es dir bewusst ist.
Doch das muss nicht so sein. Wir haben jetzt gemeinsam die Chance, neue Wege zu gehen. Es geht nicht um eine kurzfristige Lösung für die Zeit während der Prüfungen dieser Pandemie. Es geht darum, langfristig etwas zu verändern. Darum, die eigenen Prozesse zu vereinfachen, um sich selbst und seinen Bewerbern einen Gefallen zu tun.

Neue Mitarbeiter findest Du im Team. Sorg' also dafür, dass deine Abteilung gut zusammenarbeiten kann. Gerade die Stellenanzeige profitiert vom Fachwissen deiner Mitarbeiter. Auf den passenden Jobplattformen erreicht deine Anzeige auch deine Wunschkandidaten. Oder aber Du gehst proaktiv auf sie zu. Mit klarer Kommunikation und zuverlässigen Prozessen bewahrst Du das Interesse deiner Bewerber. So wirst Du im persönlichen Gespräch genau die Talente entdecken, die Du dir für dein Unternehmen wünschst.

Lady lehnt lässig an Scheinwerfer

Wir von enwork helfen Unternehmen, sich besser aufzustellen. Dazu richten wir den Scheinwerfer auf Recruiting und seine Möglichkeiten. Stellenanzeigen können die Kultur deines Unternehmens widerspiegeln und die Bewerber erreichen, für die sie gemeint sind. Verwaltungsaufgaben können einfach und zentral vom gesamten Team abgewickelt werden. Und Du kannst immer im Kontakt mit deinen Kandidaten stehen, um ihnen den Weg an deine Seite zu erleichtern.

Unsere Webseite stellt unsere Interpretation von modernen Bewerbungsprozessen dar und bietet einen Rahmen für die Suche nach dem idealen Zuwachs für dein Unternehmen. Wer in der Krise den rechten Samen sät, wird reich ernten, wenn die Sonne scheint.
In diesem Sinne, erfolgreiches Rekrutieren und bleib' gesund,

dein Team enwork.


Ein Artikel vonJonas Reiter
Jonas Reiter

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